檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系研究

 摘  要：檔案管理與知識(shí)管理在管理對(duì)象、管理目的、管理流程、管理技術(shù)等方面相近相通；而又在管理層面、管理深度、管理范圍、管理側(cè)重點(diǎn)、管理特點(diǎn)等方面相差相異。檔案管理與知識(shí)管理相輔相成：知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域，提升檔案管理的價(jià)值；檔案管理可以促進(jìn)知識(shí)的沉淀、積累、傳播、交流、理解、挖掘，加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。

    關(guān)鍵詞：檔案管理  知識(shí)管理  關(guān)系

    一、檔案管理與知識(shí)管理相近相通
    （一）兩者管理對(duì)象重疊

    檔案管理的對(duì)象是文件、檔案，[1]知識(shí)管理的對(duì)象是知識(shí)。組織的知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)一部分來(lái)源于組織在自身各項(xiàng)職能活動(dòng)中直接形成（包括制作和收到）的文件、檔案；另一部分來(lái)源于組織通過(guò)收集、購(gòu)買、交換等方式從外部獲取的圖書、報(bào)紙、期刊、數(shù)據(jù)庫(kù)等。也就是說(shuō)，文件、檔案屬于知識(shí)的范疇，屬于知識(shí)管理的重要對(duì)象。中國(guó)臺(tái)灣學(xué)者楊舜仁說(shuō)：“知識(shí)管理顧名思義：為知識(shí)者，才納入管理，而一般能夠納入信息系統(tǒng)管理的知識(shí)，不外以電子型態(tài)或書面型態(tài)存在”，因而，“知識(shí)存在的型態(tài)與文件管理之型態(tài)相同”。[2]可見(jiàn)，文件、檔案是檔案管理和知識(shí)管理共同的管理對(duì)象。檔案管理與知識(shí)管理的密切關(guān)系主要源于這種管理對(duì)象的重疊。

    （二）兩者管理目的相近

    檔案界一直將“便于社會(huì)各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為組織各項(xiàng)活動(dòng)提供檔案服務(wù)，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理的根本目的，也是檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。知識(shí)管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，為此知識(shí)管理必須力圖將最恰當(dāng)?shù)闹�識(shí)在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間傳遞給最恰當(dāng)?shù)娜�，以便使他們能夠做出最好的決策。

    檔案管理和知識(shí)管理都將為用戶提供檔案或知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案或知識(shí)的價(jià)值，作為其最終目的。正如美國(guó)馬里蘭大學(xué)教授布魯斯?W?德?tīng)査固┒鳎˙ruce W. Dearstyne）教授所言：“文件管理的目標(biāo)在許多方面都與知識(shí)管理非常相似——都是在需要的時(shí)候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)�！盵3]劉越男博士也說(shuō)：“檔案管理具有為社會(huì)提供知識(shí)服務(wù)的傳統(tǒng)，在促進(jìn)知識(shí)共享這一點(diǎn)上與知識(shí)管理不謀而合。”[4]也就是說(shuō)，在管理目的——提供服務(wù)這一點(diǎn)上，檔案管理與知識(shí)管理比較近似，只存在服務(wù)的廣度、深度、方式等方面的差異。

    （三）兩者管理流程類似

    長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)劃分為“六個(gè)環(huán)節(jié)”（或“八個(gè)環(huán)節(jié)”）：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、（編目與檢索、編輯與研究）、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識(shí)管理的流程是知識(shí)的產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用等。檔案管理和知識(shí)管理的管理流程相當(dāng)類似：都是對(duì)分散的管理對(duì)象（文件、檔案或知識(shí)），予以收集、存儲(chǔ)，使之集中化；然后對(duì)其進(jìn)行加工、整理，使之有序化；接著對(duì)其進(jìn)行鑒定、評(píng)價(jià)，使之優(yōu)化；最后將其提供利用，使之實(shí)現(xiàn)價(jià)值；而在利用過(guò)程中又會(huì)產(chǎn)生新的文件、檔案或知識(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行收集、存儲(chǔ)。

    （四）兩者管理技術(shù)相同

    在數(shù)字化環(huán)境下，文件、檔案產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)于各種各樣的信息系統(tǒng)。對(duì)于非數(shù)字化環(huán)境下產(chǎn)生的文件、檔案，為了使其適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境的要求，也必須對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理。因此，現(xiàn)代檔案管理的全部活動(dòng)——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)。而知識(shí)管理更是信息技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物，知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。檔案管理和知識(shí)管理都需要應(yīng)用的具體技術(shù)或工具包括元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門戶系統(tǒng)、信息代理、信息推送、信息安全技術(shù)等等。可見(jiàn)，檔案管理與知識(shí)管理有著共同的技術(shù)支撐——現(xiàn)代信息技術(shù)。
　

    二、檔案管理與知識(shí)管理相差相異

    從管理層面來(lái)看，檔案管理主要是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法；而知識(shí)管理不僅是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法，而且屬于價(jià)值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。

    從管理深度來(lái)看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對(duì)文件、檔案實(shí)體（載體）的管理；而知識(shí)管理更重視對(duì)文件、檔案內(nèi)容（信息、知識(shí)）的管理。

    從管理范圍來(lái)看，檔案管理的對(duì)象限于文件、檔案；而知識(shí)管理不僅要管理文件、檔案這種內(nèi)源顯性知識(shí)，還要管理圖書情報(bào)之類的外源顯性知識(shí)以及員工大腦中的隱性知識(shí)。

    從管理側(cè)重點(diǎn)來(lái)看，檔案管理更側(cè)重于確保文件、檔案的完整性、真實(shí)性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價(jià)值、長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值與保存價(jià)值；知識(shí)管理則更關(guān)注文件、檔案及其他類型知識(shí)的可用性，關(guān)注文件、檔案及其他類型知識(shí)的情報(bào)性價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與利用價(jià)值。

    從管理特點(diǎn)來(lái)看，檔案管理更強(qiáng)調(diào)對(duì)文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化、制度化、程序化管理；知識(shí)管理則鼓勵(lì)一種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體系�！拔募�管理關(guān)注自身的良好定義的政策和可審計(jì)的程序，而知識(shí)管理致力于以一個(gè)不受約束的、寬組織的創(chuàng)造力和知識(shí)交易的方式忽視組織傳統(tǒng)�！盵5]

    三、檔案管理與知識(shí)管理相輔相成
    （一）知識(shí)管理提升檔案管理

    1．知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域

    傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報(bào)的區(qū)別，將文件、圖書情報(bào)等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地限制了自身活動(dòng)的范圍。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，脫離于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造過(guò)程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領(lǐng)域。

    知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識(shí)資源體系。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)創(chuàng)造知識(shí)、共享知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)，使知識(shí)直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。這樣，檔案管理就被融入一個(gè)更廣闊的活動(dòng)領(lǐng)域，而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相結(jié)合，成為企業(yè)日常工作中必不可少的組成部分。正如畢馬威公司（PMKG）知識(shí)管理副主任塞里?休斯（Ceri Hughes）所言：“知識(shí)管理舞臺(tái)正越來(lái)越拓展文件管理者的領(lǐng)域，擴(kuò)大其涉及和影響的范圍�！盵6]

    2．知識(shí)管理可以提升檔案管理的價(jià)值

    傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，通過(guò)查卷、借閱、復(fù)印等落后的手段，被動(dòng)地提供簡(jiǎn)單、淺層的檔案服務(wù)，不能充分地滿足用戶對(duì)信息、知識(shí)的需求，不能有效地為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)服務(wù)。

    知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)借助先進(jìn)的信息技術(shù)，通過(guò)現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段，主動(dòng)地為用戶提供高級(jí)、深層的信息、知識(shí)服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理對(duì)知識(shí)服務(wù)的強(qiáng)調(diào)和價(jià)值創(chuàng)造的關(guān)注，使得“知識(shí)管理專家能夠增強(qiáng)文件管理工作者對(duì)信息和知識(shí)利用的理解”，[7]促進(jìn)文件、檔案的開(kāi)發(fā)利用，從而提升檔案管理的價(jià)值，提升檔案管理機(jī)構(gòu)與人員在企業(yè)組織體系中的地位。

    （二）檔案管理促進(jìn)知識(shí)管理

    1．檔案管理有助于沉淀、積累知識(shí)

    隱性知識(shí)占企業(yè)知識(shí)資源的大部分，而且具有相當(dāng)重要的價(jià)值。但是，隱性知識(shí)存儲(chǔ)于企業(yè)員工個(gè)人的大腦之中，難于管理。根據(jù)野中郁次郎和竹內(nèi)弘高的SCEI模型，對(duì)于隱性知識(shí)的管理有兩種途徑：一是，從隱性知識(shí)到隱性知識(shí)的“社會(huì)化”（socialization）；二是，從隱性知識(shí)到顯性知識(shí)的“外部化”（externalization）。[8]但是，隱性知識(shí)“社會(huì)化”之后還是隱性知識(shí)，仍處于難于管理的狀況，而且當(dāng)員工流動(dòng)率較大時(shí)，組織的隱性知識(shí)資源就易于流失。因此，一些學(xué)者質(zhì)疑“社會(huì)化”的真實(shí)有效性和普遍適用性。學(xué)者貝克曼（Beckman）就認(rèn)為，“隱性知識(shí)只有通過(guò)外部化、文件化轉(zhuǎn)化為組織的能力才能對(duì)組織產(chǎn)生價(jià)值”。[9]至于，“外部化”就是我們通常所說(shuō)的隱性知識(shí)顯性化，即通過(guò)記錄將隱性知識(shí)“物化”于文件、檔案之中。

    檔案管理強(qiáng)調(diào)企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生必要的文件，客觀地記錄企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的全部過(guò)程和結(jié)果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會(huì)自然地運(yùn)用其隱性知識(shí)來(lái)認(rèn)識(shí)問(wèn)題、解決問(wèn)題，對(duì)員工工作過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識(shí)部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來(lái)，就實(shí)現(xiàn)了組織知識(shí)的沉淀。例如，開(kāi)元電腦有限公司（以下簡(jiǎn)稱“開(kāi)元公司”）有一項(xiàng)“工作日志”制度，要求員工在每日工作之后，在內(nèi)部系統(tǒng)上填報(bào)每日工作進(jìn)展報(bào)告和工作心得，通過(guò)日積月累，形成項(xiàng)目管理知識(shí)和書面化的工作經(jīng)驗(yàn)文檔。[10]

    企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中都會(huì)不斷產(chǎn)生新的文件，如果這些文件不被集中起來(lái)，處于分散狀態(tài)，就會(huì)容易丟失。文件的丟失即是知識(shí)的流失。檔案管理強(qiáng)調(diào)對(duì)文件進(jìn)行歸檔，使之處于組織的集中統(tǒng)一控制之下。這個(gè)文件歸檔的過(guò)程，就是一個(gè)積累知識(shí)的過(guò)程。由此可見(jiàn)，檔案管理強(qiáng)調(diào)產(chǎn)生文件、進(jìn)行歸檔，強(qiáng)調(diào)文件、檔案的完整齊全、集中統(tǒng)一，有助于知識(shí)的沉淀、積累，為知識(shí)管理提供了知識(shí)資源基礎(chǔ)。

    2．檔案管理有助于傳播、交流知識(shí)

    信息、知識(shí)的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語(yǔ)言，二是書面。語(yǔ)言交流包括面對(duì)面的口頭交流、會(huì)議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。

    語(yǔ)言交流的優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)潔、隨意，便于及時(shí)對(duì)某一問(wèn)題進(jìn)行深入探討，易于激發(fā)知識(shí)創(chuàng)新。語(yǔ)言交流的缺點(diǎn)在于：第一，受到時(shí)間、空間的限制，信息、知識(shí)傳播的范圍較�。坏诙�，信息幾經(jīng)傳遞以后，容易發(fā)生損耗或失真，難以保證信息的真實(shí)性；第三，語(yǔ)言交流過(guò)程中，時(shí)常不會(huì)生成相應(yīng)的書面記錄，從而不利于組織記憶的留存、知識(shí)的沉淀，是故美國(guó)著名檔案學(xué)家T??R?謝倫伯格（T. R. Schellenberg）曾經(jīng)批評(píng)電話是“掠奪歷史的大盜”。

    書面交流的缺點(diǎn)是過(guò)于正式、規(guī)范，不便于即時(shí)對(duì)某一問(wèn)題進(jìn)行深入探討；文件所要求的規(guī)范統(tǒng)一的格式與處理程序，有時(shí)會(huì)無(wú)形中約束員工的知識(shí)創(chuàng)新思維。但是，借助現(xiàn)代信息技術(shù)的書面交流可以不受時(shí)間、空間的限制，信息、知識(shí)的傳遞速度快，傳播范圍廣；減少發(fā)生信息損耗或失真；便于及時(shí)記錄信息、沉淀知識(shí)�？梢�(jiàn)，文件是傳播、交流和共享知識(shí)的主要媒介。文件管理一向關(guān)注提高文件流轉(zhuǎn)的效率。這有力地促進(jìn)了知識(shí)的傳播、交流與共享。

    3．檔案管理有助于理解、挖掘知識(shí)

    檔案管理的最基本理論和最高原則是“來(lái)源原則”（Principle of Provenance）。傳統(tǒng)的“來(lái)源”一般是指文件的形成者。電子時(shí)代的“來(lái)源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動(dòng)、形成過(guò)程等�！凹次募�是由誰(shuí)、在什么條件下、運(yùn)用哪些數(shù)據(jù)、為了何種目的、采用怎樣的結(jié)構(gòu)形式等方面的綜合背景，這些來(lái)源信息正是了解、管理和利用電子文件的關(guān)鍵所在�！盵11]對(duì)來(lái)源的尊重，使得文件、檔案在記錄“內(nèi)容知識(shí)”之外，還隱含了更深層的“背景知識(shí)”。這種“背景知識(shí)”可以幫助人們更好地理解“內(nèi)容知識(shí)”，也可以為人們提供尋找知識(shí)的線索和評(píng)價(jià)知識(shí)的依據(jù)。因此，加拿大著名檔案學(xué)家特里?庫(kù)克（Terry Cook）認(rèn)為，來(lái)源維護(hù)了文件、檔案的證據(jù)價(jià)值與相互關(guān)系，“這種證據(jù)和職能的相互關(guān)系是檔案人員的特殊權(quán)限范圍，也是使數(shù)據(jù)變成信息、信息變成知識(shí)的關(guān)鍵”。[12]塞里?休斯說(shuō)：“文件管理者能清楚地理解組織的知識(shí)基礎(chǔ)，而且長(zhǎng)期涉及組織知識(shí)，他們可能比任何人更接近組織的智力資本。他們了解正在構(gòu)建的信息、正在使用的信息、靜止或休止的信息。他們明白組織中哪些信息是當(dāng)前的，哪些信息是至關(guān)重要的、重要的或不重要的�！盵13]德?tīng)査固┒鹘淌谝仓赋觯骸拔募�管理工作者可以使知識(shí)管理者對(duì)信息的生成和管理具有敏銳而深刻的理解�！盵14]

    檔案管理對(duì)來(lái)源的尊重，對(duì)“背景知識(shí)”的強(qiáng)調(diào)，有助于人們理解、挖掘知識(shí)，促進(jìn)知識(shí)應(yīng)用。

    4．檔案管理有助于保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)

    企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)主要是指企業(yè)擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等，它是企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的成果，是企業(yè)核心的無(wú)形資產(chǎn)、知識(shí)資本。保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、促進(jìn)企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新能力、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要保證，也是知識(shí)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

    文件、檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新活動(dòng)的過(guò)程與結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律憑證。當(dāng)發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它們能起到至關(guān)重要的憑證作用。漣源鋼鐵集團(tuán)有限公司是一家位于湖南省中部的大型鋼鐵企業(yè)，是國(guó)家重點(diǎn)支持發(fā)展的300家工業(yè)企業(yè)之一。該公司自1958年建成投產(chǎn)以來(lái)，一直簡(jiǎn)稱“漣鋼”，卻未將“漣鋼”注冊(cè)為正式商標(biāo)。2004年，一位商人將“漣鋼”惡意搶注之后，向公司索要巨額商標(biāo)轉(zhuǎn)讓費(fèi)。公司將其訴諸法庭。在訴訟過(guò)程中，公司檔案館提供了大量的檔案，這些檔案證明，多年來(lái)公司在對(duì)內(nèi)對(duì)外的往來(lái)文件中一直都簡(jiǎn)稱“漣鋼”，而且這一簡(jiǎn)稱被上級(jí)主管部門、客戶、新聞媒體、大眾所認(rèn)可和大量使用。從而以無(wú)可辯駁的憑證說(shuō)明“漣鋼”屬于該公司的事實(shí)商標(biāo)，最終贏得這場(chǎng)法律訴訟的勝利。[15]在這個(gè)案例中，正是檔案成為保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力武器�？梢�(jiàn)，檔案管理對(duì)文件、檔案的原始性和證據(jù)價(jià)值的關(guān)注和維護(hù)，有助于保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，促進(jìn)企業(yè)的知識(shí)管理。

    注 釋：

    [1]本文不明確區(qū)分文件與檔案，也不明確區(qū)分文件管理與檔案管理。

    [2] 楊舜仁．知識(shí)管理與數(shù)字文件管理．

    http://www.nii.org.tw/cnt/ecnews/columarticle/article_173.thm，2006-11-12

    [3][7][14]Bruce W Dearstyne．Records Management of the Future: Anticipate, Adapt, and Succeed[J]．Information Management Journal，1999，33 (4)：4～12

    [4] 劉越男．建立新秩序——電子文件流程管理研究[M]．北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2006：9

    [5] J Michael Pemberton．KM & RIM: OIL & WATER?[J]．Information Management Journal. Lenexa，2004，38(3)：47

    [6] [13]Ceri Hughes．Blurred Lines Records Management in the Knowledge Management Area[J]．Records Management Journal．2003，13(1)：5～9

    [8] Ikujiro Nonaka and Hirotaka Takeuchi． The Knowledge-creating Company: How Japanese Create the Dynamics of Innovation [M]．Oxford：Oxford University Press， 1995

    [9] 轉(zhuǎn)引：林東清．知識(shí)管理理論與實(shí)務(wù)[M]．北京：電子工業(yè)出版社，2005：17

    [10] 陳國(guó)林．固化組織知識(shí)[J]．IT經(jīng)理世界，2002(7)：104

    [11] 馮惠玲，張輯哲．檔案學(xué)概論[M]．北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2006：255

    [12] 第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)文件報(bào)告集[M]．北京：中國(guó)檔案出版社，1997：160

    [15] 根據(jù)筆者的調(diào)研與訪談。

    作者簡(jiǎn)介：徐擁軍，男，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院博士，知識(shí)管理中心（Knowledge Management Center）高級(jí)咨詢專家。